办公设备在日常使用中要维护保养，传真机也不例外，经常保养和维护的传真机会延长机器的使用寿命，即可节省维修的成本，也能减少您的奔波之苦。
    环境的要求。尽量避免在阴暗潮湿、阳光直射、灰尘较大的环境中使用。应该离暖气机和空调机较远的地方。防止液体与异物进入到传真机中，以免造成内部电路的损坏。在雷雨天气应当拨掉电话线和传真线，以免导电烧坏传真机。
     放置的条件。应当在水平无凸起的平台上放置。应当与其它物体之前保持距离，不要离得过近。离得过近不利传真机的通风和散热。
     不要频繁开关机：每次开机时传真机都会邓热，关机时传真机会降热。频繁的开关机会导致会机器内部忽冷忽热，容易损伤加热组件。
      使用标准传真纸和色带。品质不好的色带会造成打印效果不理想，还会造成机器内部零件的损坏，使用的传真纸不要在阳光直射的地方，会降低纸的品牌，使用时收到的传真字迹会发浅变淡。
      不要在工作时打开合纸舱盖：在打印时不要随意打印传真机上盖，如果必须要打印上盖的话必须先按停止键，停止当前的工作，才可以操作。打开前盖时不要用力过猛，以免造成上盖的错位或是损伤。
       定期清理。传真机经过长时间的使用后，应当拿软布清理表面可见内部。外部的清理用软布湿清洗液擦拭即可。内部的清理半年一次，需用软布或是纱布沾酒精来清理如打印头、原稿滚筒和扫描部件等等。原稿滚筒和扫描部件的灰尘一般都较多，在清理时不要让酒精滴到扫描部件。
       发送需知。有异物或是订书订、大头钉、墨迹未干、不干胶的原稿不可发送。因为这些异物随着原稿进入到传真后会卡住传真机内部零件或是损伤内部装置。造成传真机故障。严重的还可造成报废。
        不要把传真机当成复印机。传真机主要就是针对发送接收传真而产生的，不可当成复印机来使用，它无法承受大量的复印工作。偶尔来复印是可以，但是如果经常用来复印会减少传真机的使用寿命。还有，用热敏传真机来复印的话，复印纸是无法保存太长时间。由于颜色不稳定，经过空气的蒸发和阳光直射后字迹会慢慢变

淡直到消失。如果此文件较重要，需要长期保存最好使用正规复印机来复印。
         有故障要报修。传真机使用时经常也会出现种种故障，当出现故障后，自己不要随意拆卸。必须请专业维修人员来处理。